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Betreuung von Praktikanten im Übersetzungsbüro: Tipps für die Nachwuchsarbeit

von Ellen Göppl

Im Übersetzungsbüro Peschel nehmen wir seit rund sechzehn Jahren Praktikanten auf. Dies ist für beide Seiten immer eine Bereicherung: Die Praktikanten erhalten Einblick in das „echte“ Berufsleben und lernen allein im administrativen und unternehmerischen Bereich vieles, was an den Hochschulen nicht vermittelt wird. Dazu zählt neben Preisgestaltung und Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen auch das Arbeiten mit CAT-Tools was – wenn überhaupt – an der Uni nur flüchtig behandelt wird. Darüber hinaus arbeiten die angehenden Übersetzer im Praktikum auch mit für sie neuen Textsorten (von der Geburtsurkunde bis zur PowerPoint-Präsentation). Nicht zuletzt erfahren sie, wie man Übersetzungsprojekte im Team bearbeitet und dass Kundenerwartungen höchst unterschiedlich sein können. So leisten wir einen wichtigen Beitrag zur Ausbildung des Nachwuchses und bekommen gleichzeitig Unterstützung bei Routineaufgaben, wodurch das angestammte Team teilweise entlastet wird. Da wir auch Dolmetscherteams zusammenstellen, erhalten Studenten manchmal sogar die Chance, bei einer Konferenz das Simultandolmetschen aus allernächster Nähe zu verfolgen.

 

Die Nachfrage nach Praktikumsplätzen in der Übersetzerbranche ist groß und wir erhalten meist mehr Bewerbungen als wir Plätze anbieten können. Im Allgemeinen beschäftigen wir parallel eine deutsch- und eine englischsprachige Praktikantin. Vielleicht fühlt sich der eine oder andere Kollege ja durch diesen Artikel motiviert, auch einmal für einige Monate einen Studenten aufzunehmen und in die tägliche Berufspraxis einzuarbeiten.

Drei Aspekte sollte man sich zunächst überlegen:

 

  • Was erwarten wir von dem Praktikanten?
  • Was erwartet der Praktikant von uns?
  • Welche rechtlichen Aspekte sind zu beachten?

 

Was man selbst von dem Praktikanten erwartet,

sollte schon in der Ausschreibung festgelegt oder spätestens in einem ersten Gespräch geklärt werden.

Der Praktikant sollte in der Lage sein, zumindest einfachere Fachtexte so zu übersetzen, dass sich der Korrekturaufwand in einem vertretbaren Rahmen hält. Aus diesem Grund nehmen wir in unserem Büro inzwischen ausschließlich Studenten und Absolventen des Studiengangs Übersetzen/Dolmetschen auf, denn Anglisten, Romanisten usw. fehlt es unserer Erfahrung nach an dem spezifischen „Handwerkszeug“, um sich in ein mehr oder weniger neues Fachgebiet einzuarbeiten und sich in der Zielsprache genügend vom Ausgangstext zu lösen. Ausnahmen bestätigen natürlich die Regel!

Bei der Aufgabenzuweisung sollte man ruhig kreativ vorgehen, je nach Talent kann man auch Studenten an der Verfassung von Werbebriefen oder der Ermittlung neuer Kundengruppen mitwirken lassen. Normalerweise wird die Nachwuchskraft neue Herausforderungen zu schätzen wissen!

 

Zu allgemeinen Regeln und Abläufen wie Pausenregelung oder Kleidung schicken wir den Praktikanten schon vorab ein Infoblatt. Gespräche über Erwartungen und Anforderungen sollten mit den vorübergehenden Teammitgliedern nicht nur am Anfang und Ende des Praktikums, sondern auch zwischendurch stattfinden, um Fortschritte zu kontrollieren und sich gegenseitig Feedback zu geben.

Besonders wichtig ist es für den Praktikumsanbieter, genügend Zeit für die Betreuung und vor allem die Korrektur der Übersetzungen einzuplanen. Anfangs kann eine Korrektur von Fachtexten ähnlich lange dauern wie die eigene Übersetzung desselben Textes – im Laufe des Praktikums sollte es dann natürlich schneller gehen. Vom Praktikanten zu übersetzende Texte sind möglichst entsprechend der Vorkenntnisse auszuwählen.

 

Was erwartet der Praktikant von uns?

Normalerweise wird er das im Motivationsschreiben erläutern – und üblicherweise lautet die Erwartung „… möchte ich nun Erfahrungen in der Übersetzerpraxis sammeln.“ Er möchte live erfahren, wie es ist, tatsächlich als Übersetzer zu arbeiten. Dazu darf er auch ruhig in steigendem Maße unter Termindruck arbeiten und lernen, dass selbst sein „Traumberuf“ nicht jeden Tag nur Spaß, sondern oft enge Deadlines, ungeduldige Kunden und jede Menge Verwaltungsarbeit bedeutet. Für den einen oder anderen dürfte es auch etwas ernüchternd sein, dass leider nicht alle Ausgangstexte gut geschrieben sind.

Fairerweise wird ein Praktikant nicht nur zur Adresseingabe, Eintüten von Mailings oder gar zum Kaffeekochen herangezogen, sondern bekommt ausreichend Gelegenheit, selbst Übersetzungen anzufertigen und dem Team z. B. beim Projektmanagement über die Schulter zu schauen.

 

Zur Betreuung gehört nicht unbedingt nur die professionelle Einarbeitung, denn vor allem bei auswärtigen Praktikanten ist man möglicherweise auch persönlicher Ansprechpartner für verschiedene Fragen des alltäglichen Lebens. Gerade ausländische Studenten sind oft noch sehr jung, weshalb neben bzw. nach der Arbeit idealerweise ein bisschen Zeit für persönliche Gespräche oder vielleicht sogar gemeinsame Aktivitäten zur Verfügung stehen sollte. Trotzdem muss für Praktikanten aber auch klar sein, dass das Stammteam während der Arbeitszeit so wenig wie möglich unterbrochen werden sollte und Fragen nicht ständig zwischendurch gestellt werden können.

 

Rechtliche Aspekte

Um sich selbst und seine Kunden zu schützen, sollte man mit Praktikanten unbedingt eine Geheimhaltungsvereinbarung abschließen und ggf. eine Kundenschutzklausel in den Praktikantenvertrag aufnehmen. Schließlich erlangt der Praktikant nicht nur Einblicke in kundenspezifische Unterlagen, sondern bekommt auch mit, für wen Sie zu welchen Konditionen arbeiten.

Ein Praktikantenvertrag muss nicht so ausführlich sein wie ein Arbeitsvertrag, sollte aber Angaben zur Dauer des Praktikums, Vergütung, Arbeitszeiten und Aufgabengebiet enthalten.

 

Genau wie für alle anderen festen Mitarbeiter auch muss für Praktikanten eine Gehaltsabrechnung erfolgen. Bei selbstständigen Einzelübersetzern kann dies normalerweise der Steuerberater übernehmen, es gibt aber auch entsprechende Dienstleister (z.B. www.lohndirekt.de). Informationen zu geringfügigen (maximal 450 EUR pro Monat) und kurzfristigen (längstens 2 Monate) Beschäftigungen finden sich auch im Internet, zum Beispiel auf der Website des DGB unter http://jugend.dgb.de/studium/dein-job/jobarten. Die Versicherung gegen Unfälle am Arbeitsplatz (dazu zählt auch der Weg zur und von der Arbeit!) trägt grundsätzlich der Arbeitgeber; der Beitrag ist obligatorisch an die entsprechende Berufsgenossenschaft zu zahlen und richtet sich nach der Höhe des Gehalts. Generell unterliegen auch Praktika dem seit dem 1. Januar 2015 geltenden Mindestlohngesetz. Ausgenommen sind Pflichtpraktika im Rahmen des Studiums und nach unseren Recherchen auch sogenannte Orientierungspraktika von maximal drei Monaten, wobei sich die Gesetzgebung Anfang 2015 mit genauen Definitionen eher bedeckt hält. Bei der Anstellung von Absolventen empfehlen wir vorherige juristische Abklärung.

Informationen dazu gibt es unter http://www.absolventa.de/karriereguide/arbeitsrecht/mindestlohn-praktikum

 

Freiberufler sollten beachten, dass in Betrieben ab einem Mitarbeiter (auch wenn dieser wie im Falle eines Praktikanten nur vorübergehend angestellt ist) ein Verbandskasten nach DIN 13157 vorhanden sein muss. Viel mehr gibt es zur Sicherheit am Arbeitsplatz von Übersetzern wohl nicht unbedingt zu sagen… Im Hinblick auf die IT-Sicherheit sollte ein Merkblatt mit Computerregeln vorbereitet werden: z.B. kein eigenmächtiges Herunterladen von Programmen, keine Verwendung eigener USB-Sticks ohne Absprache, private Nutzung des Internets gar nicht oder nur außerhalb der Arbeitszeiten usw. Ebenso sollte die Rechtestruktur des Netzwerks dem Praktikanten nur Zugriff auf die Daten gestatten, die er für seine Arbeit tatsächlich braucht.

 

Und last not least: Bei der Betreuung von Praktikanten lassen sich viele Dinge mit gesundem Menschenverstand und etwas Fingerspitzengefühl ganz einfach regeln. Probieren Sie es einfach aus! Als erfahrene Übersetzer sollten wir es als unsere Aufgabe ansehen, dem Nachwuchs der Branche zu vermitteln, wie man vernünftige Qualität zu einem angemessenen Preis bietet. Auf einem Markt, auf den immer mehr Billiganbieter zweifelhafter Qualifikation drängen, ist es an uns, ein Arbeitsumfeld mitzugestalten, in dem wir auch in Zukunft gerne tätig sein möchten. Deshalb profitieren nicht zuletzt auch wir selbst in hohem Maße davon, wenn wir angehenden Übersetzern einen umfassenden Einblick in unseren Arbeitsalltag gewähren.

 

Zur Übersicht:

Welche Unterlagen werden benötigt?

  • Motivationsschreiben und Lebenslauf
  • Studienzeugnisse
  • Zeugnisse über bisherige Praktika, Jobs
  • Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM)
  • Sozialversicherungsausweis
  • Personalfragebogen (beim Steuerberater oder der Abrechnungsstelle erhältlich)

 

Welche Infos sollte der Praktikant vorab erhalten?

  • Allgemeine Regeln im Büro
  • Arbeitszeiten
  • Infos zu Stadt und Wohnungssuche (u.a. zwischenmiete.de)
  • Verpflegung in der Mittagspause (Küche vorhanden?)
  • Ansprechpartner vor und während des Praktikums
  • Verkehrsmittel

 

Praktikumsbörsen im Internet z. B.:

www.praktikum.info

http://www.praktikumsanzeigen.info

Inzwischen haben auch viele Hochschulen eigene Online-Plattformen, auf denen man Praktika ausschreiben kann.

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